Stiftung Tagesschule Birke optimierte den Arbeitsalltag


Ausgangslage

Die Mitarbeitenden waren mit der Ablage und dem Dokumentenaustausch im bestehenden System unzufrieden und wünschten sich eine Verbesserung.
Die Entscheidung für etwas Neues fiel zugunsten einer Windows-Umgebung. Dies aus Kostengründen, denn weiterhin mit Apple-Geräten aufzurüsten, das wäre eine wesentlich kostenintensivere Angelegenheit geworden.


Die Lösung durch xinfra

Durch die wechselnden Ansprüche und die Situation mit Fernunterricht und Home-Office wollte man die IT-Infrastruktur verbessern und vereinheitlichen. Das Ziel war es, von der Mac-Umgebung auf die Windows-Umgebung zu wechseln und die Geräte mit Windows 10 und Office 365 aufzusetzen.


Die Schule konnte für jedes Kind ab der Mittelstufe sowie für alle Lehrkräfte neue Notebooks anschaffen. Eine technische Herausforderung war, dass alle Notebooks mit Microsoft Autopilot konfiguriert wurden, xinfra-Mitarbeiter Raj kann jetzt perfekt hochautomatisiert konfigurieren. Die Lehrpersonen wurden instruiert mit SharePoint, OneDrive, Teams und Outlook zu arbeiten und ihre Daten mit der 2-Faktor-Authentifizierung sicher zu verwalten. So kann einfach und effizient von überallher gearbeitet oder Homeschooling durchgeführt werden.






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Stiftung Tagesschule Birke
Weisbrod-Areal 5
8915 Hausen am Albis

Telefon: 044 768 39 54

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www.tagesschule-birke.ch

 

Private Tagesschule für die gesamte obligatorische Schulzeit

Anzahl Mitarbeitende: 16





Planung – Zusammenarbeit – Optimierung – ein lohnenswertes Projekt

aus Sicht der Kunden

Vor 1 1/2 Jahren wurde das System so eingerichtet, dass jede Lehrperson Zugang zu einem Laptop hat und eine grobe Ordnerstruktur konnte aufgebaut werden. Vorher gab es diesbezüglich noch gar nichts.
"In dieser Zeit arbeitete ich mit einem anderen Anbieter, aber die Firma xinfra hatte bereits einige Arbeiten übernommen. Die Effizienz und unkomplizierte Zusammenarbeit mit der Firma xinfra überzeugte damals schon. Sie bieten zudem beide Produkte an, Mac und Windows. So entschied ich mich, ab Sommer 2020 nur noch direkt mit xinfra zusammenzuarbeiten", sagt Alice Keiser.

Die Umstellung von Mac zu Windows war dann auch gut strukturiert von Herrn Fischer. Wir sind an der Schule alle keine Profis, nur Anwender und wir wurden sehr gut dort abgeholt, wo unser Wissensstand war. Davon profitierten wir zum Beispiel auch in der Zeit, als alles auf Fernunterricht umgestellt werden musste. Das klappte auf Anhieb.
Eine Win-win-Situation für beide Seiten war, dass wir ein Kernteam für das „Projekt“ bildeten. So kamen verschiedene Sichten und Rückmeldungen gebündelt über einen Kanal zurück und konnten in die Umsetzung einfliessen.

Fit in den Anwendungen

"Wir haben interaktive Wandtafeln und müssen uns nun in die Möglichkeiten, die Microsoft diesbezüglich bietet, einarbeiten", berichtet Alice Keiser. "Das Ziel ist es, dass wir zu Beginn des nächsten Schuljahres fit sind in den Anwendungen. Wir haben dann eine Mitarbeiterin vor Ort, welche den entsprechenden Support übernimmt. Daneben erhalten wir weiterhin technische Unterstützung von der Firma xinfra. Somit können die Mitarbeitenden und die Kinder gleichermassen von der Technologie profitieren."

Glücklich mit der Umstellung


"Sehr gefreut hat uns der reibungslose Transfer von Daten. Die Dokumente sind dort, wo sie hingehören. Natürlich gab es die eine oder andere kleine Startschwierigkeit, denn man muss sich erst zurechtfinden. Meist aber liegt das ja am eigenen Können", meint die Schulleiterin.

"Es gibt so einen guten Spruch:
„Veränderung ist am Anfang hart, in der Mitte chaotisch und am Ende wunderbar.“

So sind Veränderungen eine Herausforderung, aber wenn man sich dessen bewusst ist, ist es gut.

Von der Terminierung haben wir es noch schön gefunden, dass die xinfra so flexibel war. Wir mussten darauf achten, dass die Umstellungen vom Schulalltag her passen. Darauf konnte sich die Firma xinfra gut einrichten. Die Umstellung wurde zudem so gelegt, dass die Lehrpersonen über die Sportferien selbst üben konnten. Danach gab es eine Einführung in Kleingruppen."

Im Arbeitsalltag wird es täglich besser

"Für mich ist es nach wie vor gut, an einer festen Station zu arbeiten. Nun habe ich zusätzlich einen Laptop und kann von überall her auf die Daten zugreifen", meint Alice Keiser.

Die Ablage der Dokumente wird weiter optimiert. Alles kommt kompakter daher und es muss nicht mehr bei jeder Änderung das Dokument neu hochgeladen werden. Jetzt kann jeder Mitarbeitende im Dokument arbeiten und es ist sofort für alle verfügbar. Das macht die Sache wesentlich einfacher.
Durch ein persönliches Login und Passwort haben alle Mitarbeitenden Zugriff auf das Schulportal.

Die neuen Geräte werden geleast. So können sie nach der Leasingzeit den Kindern und Mitarbeitenden für einen guten Preis zur Verfügung gestellt werden.

Da jedes Kind jetzt an einem persönlich zugeordneten Laptop arbeitet, ist für viele die Lernmotivation gestiegen, freut sich die Schulleiterin. Zudem sind weitere interessante Lernprogramme angeschafft worden, die täglich im Unterricht genutzt werden.

 






Daniela Manzelli

Alice Keiser

"Der Wechsel hat sich bis jetzt auf jeden Fall gelohnt, wir sind sehr zufrieden. Die Beratung war gut und die Begleitung sehr kundenorientiert. Und wenn es ein Problem gibt, dann sind die Mitarbeitenden der xinfra schnell da und lösen es kompetent."



Schulleitung
Stiftung Tagesschule Birke









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